Maggio 2020
L'emergenza epidemiologica causata dal Coronavirus ha imposto il divieto di svolgere assemblee condominiali, al fine di evitare assembramenti potenzialmente pericolosi per la salute dei cittadini. A stabilirlo è l'articolo 2, comma 1 del DPCM dell'8 marzo 2020, che alla lettera b sospende ogni tipo di evento ubicato in luogo pubblico o privato.
Tuttavia, si tratta di uno stop con postilla: il medesimo provvedimento consente infatti di riunire l'assemblea in videoconferenza, fornendo quindi all'amministratore una soluzione per radunare i condòmini da remoto e affrontare insieme a loro le incombenze della gestione ordinaria e straordinaria dell'edificio.
Oltre a esigere adeguati strumenti tecnici, l'assemblea online è subordinata al rispetto di specifiche procedure che conferiscano all'attività un effettivo valore legale. Ecco dunque cosa occorre sapere, partendo proprio da quest'ultimo punto e andando poi a capire quali sono gli strumenti digitali più utili per una videoconferenza con i condòmini.
Assemblea online: quali sono le basi
Il requisito essenziale per svolgere una riunione da remoto è che i condòmini siano muniti dei mezzi tecnologici utili allo scopo. Se per le nuove generazioni l'accesso a una connessione rapida è quasi scontata, altrettanto non si può dire per quella fetta di popolazione che, per ragioni anagrafiche, ha meno confidenza con il mondo digitale. Sarà dunque compito dell'amministratore verificare che tutti abbiano a disposizione Internet e un dispositivo idoneo (pc, smartphone o tablet), cercando, ove possibile, di porre rimedio alle eventuali mancanze.
Altro aspetto chiave riguarda la scelta della piattaforma con cui mettere in comunicazione gli utenti. La rete offre svariati software gratuiti, la cui validità è certificata dall'ampia diffusione in ambito lavorativo o universitario (ma di questo parleremo nel dettaglio più avanti). L'amministratore dovrà infine farsi carico di fornire ai condòmini le opportune istruzioni per mettere fisicamente in atto la videoconferenza.
Le regole da rispettare
Nonostante l'assemblea abbia carattere virtuale, deve essere formalmente convocata in un luogo fisico, che può essere lo studio o anche la casa dell'amministratore. In entrambi i casi è raccomandabile una connettività in banda larga, con almeno 100 mbs in download e 20 mbs in upload. Per non compromettere il valore legale della seduta, a tutti i condòmini deve essere garantita la partecipazione in videoconferenza, senza alcuna disparità di trattamento. Questo implica che ogni persona deve essere informata per tempo della convocazione tramite email o servizi di messaggistica (la giurisprudenza sembra ammettere anche sms e Whatsapp), rendendo noto se sono previste delle forme di registrazione digitale dell’assemblea, nel rispetto delle norme della privacy previste dal GDPR.
Data l'eccezionalità della situazione, è opportuno che l'approvazione di tali regole sia in cima all'ordine del giorno dell'assemblea, in modo che i partecipanti abbiano piena consapevolezza delle linee guida della videoconferenza. Discussioni, voti e delibere scaturite nel corso della riunione da remoto devono poi essere verbalizzate come in qualunque altra assemblea fisica, con sottoscrizione in primis del segretario e del presidente.
Possibili contestazioni
L'uso dello strumento informatico potrebbe dare vita a criticità inconsuete, alcune delle quali potranno essere scoperte solo in corso d'opera. Tuttavia, è possibile già da ora individuare almeno un aspetto su cui l'amministratore dovrà porre massima attenzione, ossia l'eventualità che durante la videoconferenza salti la connessione a qualcuno dei partecipanti. Nel caso in cui questo avvenga, è necessario interrompere la discussione fino al momento in cui i condòmini non risultino nuovamente tutti collegati. Se i problemi tecnici persistono, l'assemblea deve invece essere sciolta e rinviata a nuova data, con annullamento di qualunque decisione presa; diversamente l'utente scollegato potrebbe facilmente contestare il fatto di non aver potuto esprimere il proprio voto.
I software gratis per le videoconferenze
In rete si possono trovare alcuni software gratuiti progettati per le videoconferenze. Eccone alcuni fra i più efficaci e usati. Si tratta di programmi e app utilizzabili sia su computer che su dispositivi mobile, in grado di funzionare su tutti i tipi di device (Apple, pc Windows, smartphone iOS o Android e altri).
Il programma di Microsoft è considerato uno dei migliori per fare videocall per piccoli gruppi, ovvero fino a 50 partecipanti (anche se in video ne vengono mostrati 4). Si può scaricare su computer e smartphone, o utilizzare anche direttamente dal browser.
Privacy e solidità del servizio sono garantite dal colosso di Redmond, anche se quando si è in tanti l'audio potrebbe fare fatica. Mentre si parla si può condividere lo schermo per mostrare documenti, inviare messaggi di testo, foto, video. In più c'è la possibilità di registrare la riunione. Esiste anche la versione Skype for Business, a pagamento, con alcune funzioni in più.
Un'altra applicazione di Microsoft, utilizzata per lo smart working e in questi giorni molto gettonata come piattaforma per le conferenze video. Per accedere serve un account Microsoft e va installato da tutti i partecipanti. Si possono gestire riunioni dai partecipanti pressoché infiniti, condividere chat testuali e documenti.
Una app che è cresciuta molto in questo periodo, utilizzata da molte scuole. Come Skype si scarica su computer e dispositivi mobile ma si può usare anche tramite browser. Si possono coinvolgere fino a 100 partecipanti per sessione, che si possono vedere tutti reciprocamente, per una durata massima di 40 minuti; in realtà poi basta rilanciare la chiamata subito dopo, ma il limite è stato comunque temporaneamente rimosso per l'emergenza Covid-19.
Chi gestisce la videoconferenza fornisce un codice ai partecipanti, che accedono immediatamente. Molto utile la 'manina' per gestire la discussione in modo da far intervenire nella discussione gli utenti uno alla volta.